Whistleblower Policy

Avino Silver & Gold Mines Ltd. and its subsidiaries (collectively the “Company”) is committed to maintaining the highest standards of business conduct and ethics (see the Company’s Code of Ethical Conduct for further information), as well as full compliance with all applicable government laws, rules and regulations, corporate reporting and disclosure, accounting practices, accounting controls, auditing practices and other matters relating to fraud against shareholders.

The Board of Directors of the Company, upon the recommendations of the Audit Committee, has established these procedures for the receipt, retention and treatment of complaints or submissions regarding accounting, internal accounting controls or auditing matters, as well as other corporate misconduct and breaches of the Code of Ethical Conduct Policy (“Accounting and Ethical Concerns”). Like the Code of Ethical Conduct, this Whistleblower Policy is designed to encourage ethical behavior by all of the Company directors and employees, and provides details and procedures for submitting a complaint or concern to the Chairman of the Audit Committee of the Company of any wrong-doing.

1. Background

1.1 What is wrong-doing?

Wrong-doing involves any unlawful or otherwise improper behaviour and can include:

  • An unlawful act whether civil or criminal;
  • Breach of or failure to implement or comply with any approved Company policy;
  • Knowingly breaching any applicable laws or regulations;
  • Unprofessional conduct or conduct that is below recognized, established standards of practice;
  • Questionable accounting or auditing practices;
  • Dangerous practices likely to cause physical harm/damage to any person/property;
  • Failure to rectify or take reasonable steps to report a matter likely to give rise to a significant and avoidable cost or loss to the Company;
  • Abuse of power or authority; and
  • Unfair discrimination in the course of employment or provision of services.

This list is not definitive, but is intended to give an indication of the kind of conduct which might be considered as “wrong-doing”.

Who is protected?

This Policy is set in the context of the regulatory provisions of Multilateral Instrument 52-110 “Audit Committees”. Any employee or director who makes a disclosure or raises a concern under this Policy will be protected if they:

  • Disclose the information in good faith;
  • Believe it to be substantially true;
  • Do not act maliciously or make knowingly false allegations; and
  • Do not seek any personal or financial gain.

1.2 Communication of the Policy

To ensure that all employees and directors are aware of the Policy, a copy of the Policy will be provided in the appropriate language (English or Spanish, as the case may be) to all employees and directors. All employees and directors will be informed whenever significant changes are made.

2. Reporting Alleged Violations or Complaints

Canadian regulators have established rules requiring public companies to establish procedures for: (a) the receipt, retention and treatment of complaints received by the Company regarding accounting, internal accounting controls, or auditing matters; and (b) the confidential anonymous submission by employees of the Company of concerns regarding potential fraud, questionable accounting or auditing matters or violations to the Company’s Code of Ethical Conduct.

The Corporation assumes that all reports made are legitimate, real and significant enough to warrant investigation. Any person with an Accounting or Ethical Concern relating to the Company is encouraged to submit such written complaint or concern to:

(a) by mail or courier: Chairman of the Audit Committee
Suite 900 – 570 Granville Street
Vancouver, BC, V6C 3P1
Canada
(Marked “Private and Confidential”)

 

(b) by facsimile: Chairman of the Audit Committee
(604) 682-3600
(Anonymity cannot be maintained for facsimiles)
(c) by email: Chairman of the Audit Committee
personal@nb.aibn.com
(Anonymity cannot be maintained for emails)

3. Contents of Complaints

A submission of an Accounting or Ethical Concern should include a detailed description of the activity regarding which there is a complaint or concern, those individuals implicated and, if known, should specify the date(s) and location(s) of such activity.

The Chairman of the Audit Committee will review the details of any submissions and will determine what action will be taken. If a submission is not made anonymously, the Chairman of the Audit Committee will notify the person making the submission of the action proposed to be taken in response. All written submissions will be retained by the Chairman of the Audit Committee.

The identity of persons making submissions regarding complaints or concerns about accounting or potential fraudulent matters by mail on a confidential basis will not be disclosed by the Chairman of the Audit Committee or the Company without consent. The Chairman of the Audit Committee has ultimate responsibility for Whistleblower related concerns.

4. No Adverse Consequences

A submission, in good faith, regarding an accounting or fraudulent concern may be made by employees or directors of the Company without fear of dismissal, disciplinary action or retaliation of any kind. The Company will not charge, discipline, demote, suspend, threaten or in any manner discriminate against any person who submits in good faith an accounting or fraudulent concern or provides assistance to the Audit Committee, management or any other person or group, including any governmental, regulatory or law enforcement body, investigation an Accounting or Ethical Concern.

5. Investigation

Following the receipt of any concerns, the Audit Committee will address each matter reported, and corrective and disciplinary actions will be taken, if appropriate. The Audit Committee will determine the steps and procedures to be taken to address the complaint and whether an investigation is appropriate and, if so, what form such investigation should take (for example whether external investigators should be employed, the timing of such investigation and other such matters as are deemed appropriate in the circumstances).

6. Compliance Certification

All directors and officers of the Company, together with any employees, consultants and contractors specified by the Board of Directors of the Company, shall provide annual certification of compliance with this Policy in the form attached to the Company’s Code of Ethical Conduct Policy.

This Policy will be posted on the Corporation’s website at: www.avino.com

Last Approved: December 19, 2017
Approved by: The Board of Directors of Avino Silver & Gold Mines Ltd.

POLÍTICA DE DENUNCIAS

Avino Silver & Gold Mines Ltd. y sus subsidiarias (colectivamente la “Compañía”) se compromete a mantener los más altos estándares de conducta ética y empresarial (para obtener más información consulte el Código de Conducta Ética de la Compañía), así como el cumplimiento de todas las leyes gubernamentales aplicables, reglas y regulaciones, informes corporativos y su divulgación, prácticas contables, controles contables, prácticas de auditoría y otros asuntos relacionados con el fraude contra los accionistas.

El Consejo Directivo de la Compañía, por recomendación del Comité de Auditoria, ha establecido estos procedimientos para la recepción, retención y tratamiento de quejas o reportes relacionados con la contabilidad, controles internos de contabilidad o asuntos de auditoría, así como otras faltas de conducta corporativas y violaciones de la Política del Código de Conducta Ética (“Inquietudes Contables y Éticas”). Al igual que el Código de Conducta Ética, esta Política de Denuncias está diseñada para alentar el comportamiento ético de todos los directores y empleados de la Compañía y brinda detalles y procedimientos para presentar una queja o inquietud al Presidente del Comité de Auditoria sobre cualquier sospecha de mal proceder.

1. Antecedentes

1.1 ¿Que significa mal proceder?

El acto de mal proceder implica cualquier comportamiento ilegal o inapropiado y puede incluir:

  • Un acto ilegal, ya sea civil o criminal;
  • Incumplimiento o fracaso al implementar o cumplir con cualquier política aprobada de la Compañía;
  • Incumplir a sabiendas cualquier ley o reglamentación aplicable;
  • Conducta no ética o comportamiento poco profesional que está por debajo de los estándares de prácticas establecidos y reconocidos;
  • Prácticas contables o de auditoría cuestionables;
  • Prácticas peligrosas que pueden perjudicar o causar daño físico a cualquier persona o propiedad;
  • No rectificar o tomar medidas razonables para informar de un problema que pueda ocasionar un costo o pérdida importante y evitable para la Compañía;
  • Abuso de poder o autoridad; y
  • Discriminación durante el empleo o la prestación de servicios.

Esta lista no es definitiva, pero tiene la intención de indicar el tipo de conducta que podría considerarse como “mal proceder”.

¿Quién está protegido?

Esta Política se establece en base a las disposiciones reglamentarias del Instrumento Multilateral 52-110 “Comités de Auditoría”. Cualquier empleado o director que haga una divulgación o plantee una inquietud en virtud de esta Política estará protegido si:

  • Revela la información de buena fe;
  • Cree que es sustancialmente cierto;
  • No actúe con malicia ni haga acusaciones falsas a sabiendas; y
  • No busque ningún beneficio personal o financiero.

1.2 Comunicación de la Política

Para garantizar que todos los empleados y directores conozcan la Política, se proporcionará a todos los empleados y directores una copia de la Política en el idioma correspondiente (en inglés o español según sea el caso). Todos los empleados y directores serán informados siempre que se realicen cambios significativos.

2. Denunciar Presuntas Violaciones o Quejas

Los reguladores canadienses han establecido reglas que requieren a las compañías públicas que establezcan procedimientos para: (a) la recepción, retención y tratamiento de reclamos recibidos por la Compañía con respecto a asuntos de contabilidad, controles contables internos o de auditoría; y (b) la presentación anónima y confidencial por parte de los empleados de la Compañía de inquietudes relacionadas con posibles fraudes, asuntos contables o de auditoría cuestionables o violaciones al Código de Conducta Ética de la Compañía.

La Compañía asume que todos los informes realizados son legítimos, reales y lo suficientemente importantes como para justificar una investigación. Se alienta a cualquier persona con una preocupación contable o ética relacionada con la empresa a enviar dicha queja o inquietud por escrito a:

(a) por correo o mensajería: Chairman of the Audit Committee Suite 900 – 570 Granville Street
Vancouver, BC, V6C 3P1
Canada
(“Private and Confidential”)
(b) por fax: Chairman of the Audit Committee
(604) 682-3600
(No se puede mantener el anonimato para reportes vía fax)
(c) por correo electrónico: Chairman of the Audit Committee
personal@nb.aibn.com
(No se puede mantener el anonimato para reportes por correo electrónico)

3. Contenido de las Quejas

La presentación de una denuncia de alguna inquietud contable o ética, debe incluir una descripción detallada de la actividad respecto de la cual existe una queja o inquietud, las personas implicadas y, si se conoce, debe especificar la (s) fecha (s) y ubicación (es) de dicha actividad.

El Presidente del Comité de Auditoria revisará los detalles de cualquier queja o inquietud y determinará qué acción se tomará. Si una denuncia no se realiza de forma anónima, el Presidente del Comité de Auditoria notificará a la persona que realiza la denuncia de la acción propuesta a seguir. Todas las denuncias presentadas por escrito serán retenidas por el Presidente del Comité de Auditoria.

La identidad de las personas que envíen por correo y de manera confidencial, reportes de quejas o inquietudes que refieran posibles asuntos fraudulentos y de contabilidad, no podrá ser divulgada por el Presidente del Comité de Auditoría o la Compañía sin el consentimiento de las mismas. El Presidente del Comité de Auditoría tiene la responsabilidad suprema sobre las inquietudes relacionadas con el denunciante.

4. Sin Consecuencias Adversas

La presentación de una queja o inquietud, hecha de buena fe, que refiera una preocupación contable o fraudulenta, puede hacerse por empleados o directores de la Compañía sin temor a despido, acción disciplinaria o represalia de ningún tipo. La Compañía no cobrará, disciplinará, degradará, suspenderá, amenazará o discriminará de ninguna forma a cualquier persona que presente, de buena fe, una preocupación contable o fraudulenta o brinde asistencia al Comité de Auditoría, a la gerencia o a cualquier otra persona o grupo, incluyendo cualquier organismo gubernamental regulador o de aplicación de la ley, sobre la investigación de alguna inquietud contable o ética.

5. Investigación

Después de recibir cualquier inquietud, el Comité de Auditoría abordará cada asunto reportado, y se tomarán las acciones correctivas y disciplinarias donde corresponda. El Comité de Auditoría determinará los pasos y procedimientos que se tomarán para analizar la queja y evaluar si procede una investigación y, de ser así, qué tipo de investigación se realizará (por ejemplo, si se debe emplear a investigadores externos, la calendarización de dicha investigación y demás asuntos que se consideren apropiados a las circunstancias).

6. Certificación de Cumplimiento

Todos los directores y funcionarios de la Compañía, así como los empleados, consultores y contratistas especificados por el Consejo Directivo de la Compañía, deberán proporcionar una certificación anual de cumplimiento de esta Política con la forma adjunta a la Política de Conducta Ética del Código de la Compañía.

Esta Política se publicará en el sitio web de la Compañía en: www.avino.com
Última aprobación: 19 de diciembre de 2017
Aprobado por: El Consejo Directivo de Avino Silver & Gold Mines Ltd.

Subscribe to our Email List

* indicates required